Scan indieningsvereisten

Het normenkader voor bedrijven geeft gemeenten een handvat om de dienstverlening aan bedrijven te verbeteren. Gemeenten krijgen door deelname inzicht in hun dienstverlening aan ondernemers. Door gerichte  aandacht te besteden aan deze meting (en de relevante afdelingen er gelijk bij te betrekken) kan het instrument goed gebruikt worden om ook intern de bewustwording over het belang van goede dienstverlening  te verhogen. Duidelijk wordt waar een gemeente staat qua dienstverlening aan ondernemers en waar verbetermogelijkheden liggen.

Het Bewijs van Goede dienst en de Indieningsvereisten

Het Bewijs van Goed van goede Dienst helpt om de dienstverlening in kaart te brengen en verbeterplannen op te stellen en uit te voeren. Een directe manier om de dienstverlening te verlichten is om burgers en ondernemers niet teveel te bevragen. In het algemeen zijn de  indieninsgvereisten te ruim benoemd en worden minder of niet relevante zaken bevraagd. Door de bestaande formulieren / processen voor aanvragen te vergelijken met de ‘standaard’ indieningsvereisten, kunnen de processen vereenvoudigd worden. En daarmee besparingen gerealiseerd worden.

Indieningsvereisten en gebruiksgemak

Veel gemeenten hebben de afgelopen periode meer en formulieren online geplaatst om burgers en bedrijven meer mogelijkheden te bieden. De praktijk leert dat veel formulieren nog niet de toets van gebruiksvriendelijkheid doorstaan (soms wordt er teveel gevraagd, is de opbouw niet logisch of is de werking niet duidelijk). Geadviseerd wordt om bij de scan ook de formulieren te beoordelen op gebruiksgemak (useability).

Aanpak

Voor de uitvoering van gaan we uit van een samenwerking met de gemeente in combinatie met het traject voor het Bewijs van Goede Dienst.  Dit omdat bij uitvoering en projectmanagement vaak dezelfde mensen betrokken zijn. Uitgangspunt is dat de BDG de scan op de indieningsvereisten aanstuurt en beoordeeld. Vanuit de gemeente wordt voor uitvoering evenredig menskracht beschikbaar gesteld ter ondersteuning van de scan (zie begroting). Dit om de externe inzet (en daarmee de kosten) te beperken. De BDG maakt de eindrapportage.

Per aanvraagmogelijkheid wordt beoordeeld:

a)      Is de aanvraag digitaal mogelijk?

b)      Hoe verhouden zicht de indieningsvereisten tot de ‘norm’.

c)      Welke verbeteringen zijn mogelijk

d)      Welke opmerkingen zijn te maken ten aanzien van het gebruiksgemak